「社外秘文書」と「秘文書」と「極秘文書」
いずれも機密文書になりますが、それぞれの定義や細かい違いなどイマイチ分からないという方もいるのではないでしょうか?
この記事では、「社外秘文書」と「秘文書」と「極秘文書」の意味や違いについて分かりやすく説明していきます。
「機密文書」とは?
顧客や取引先の情報、商品開発や研究に関する情報、財務情報など、企業にとって重要な内容が記されており、漏えいした場合、企業が大きな損害や損失を被る恐れのある文書やデータのことを「機密文書」と言います。
「機密文書」は漏えいした場合に想定されるリスクの度合いによって3つに区分けされています。
その3つの区分けが「社外秘文書」・「秘文書」・「極秘文書」となります。
「社外秘文書」の意味とは?
「社外秘文書」とは、「社内での共有は許可されていますが、社外に持ち出したり、社外の人間に見せることが禁じられている文書」のことを指し、3つの区分けのうちでセキュリティレベルは最も低い機密文書です。
「社外秘文書」の例として、顧客のリストや顧客情報、業務マニュアル、企画書、会議の議事録などが該当します。
「秘文書」の意味とは?
「秘文書」とは、役員や取り扱い部署の長など「一部の人のみが閲覧を許可されている文書」のことを指し、3つの区分けのうちでちょうど中間のセキュリティレベルを持つ機密文書です。
「秘文書」の例として、他社との重要な契約書や人事、個人情報に関する情報などが該当します。
作成段階から周囲への漏えいに注意する必要があり、誰かへ渡す場合も「親展(宛名となっている本人によって開封し、読んでもらいたいという意味)」扱いとされるのが一般的です。
「極秘文書」の意味とは?
「極秘文書」とは、「役員など、経営に携わるごく一部の人のみが閲覧できる文書」のことを指し、3つの区分けのうちで最重要度のセキュリティレベルを持つ機密文書です。
国が取り扱う「極秘文書」は「漏えいした場合、国の安全や国益に損害を与えることが想定される情報を含む行政文書」とされています。
先述した「秘文書」よりも、さらに閲覧できる人が限られており、経営や政権などの組織のうちでも、上位層の幹部のみ閲覧が許可されているケースが多いようです。
「極秘文書」の例として、企業の場合は、公開前のプロジェクトや研究・開発、財務に関する情報などが該当します。
国の場合は、安全保障や外交などの国家機密に関する情報が該当します。
まとめ
漏えいした場合、企業に大きな損害や損失を与える恐れのある文書やデータを「機密文書」と言います。
「機密文書」を想定されるリスクによって3つに区分けしたものが「社外秘文書」・「秘文書」・「極秘文書」です。
・「社外秘文書」(セキュリティレベル低度)・・・社内での共有は許可されているが、社外に持ち出しすことが禁じられている文書
・「秘文書」(セキュリティレベル中度)・・・一部の人のみが閲覧を許可されている文書
・「極秘文書」(セキュリティレベル最高度)・・・役員など、経営に携わるごく一部の人のみが閲覧できる文書
