ビジネスの世界では避けて通ることができない書面があります。
それは「注文書」「発注書」「契約書」などの書類。
皆さんはこれらの意味や違いを理解されているでしょうか?
そこでこの記事では、「注文書」と「発注書」と「契約書」の違いを分かりやすく説明していきます。
「注文書」とは?
「注文書(ちゅうもんしょ)」は、「商品・製品、またはサービスなどを相手に注文する際に発注者が作成して相手に出す書類のこと」を指しています。
「注文書」受けた相手(受注者)は、注文を確かに引き受けたことを意思表示するために、「注文請書」を発注者に提出こともあります。
「注文書」の例文
「注文書」の例文は以下の通り。
・『注文書を頂いてから1週間ほどで納品ができます』
・『商品は注文書を頂いてから在庫の取り置きとなります』
「発注書」とは?
「発注書(はっちゅうしょ)」は、「商品やサービスなどを発注することやサービスの提供を発注する時に発行する証憑・書類」を言っています。
発注書を作成する時には際、発注後のトラブルを回避するために、発注者番号・日付・数量・単価など詳細項目を正確に記載することがポイントです。
「発注書」の例文
「発注書」の例文は以下の通り。
・『発注書には必ず日付を記載しておいてください』
・『月末に発注書が集中してしまう』
「契約書」とは
企業間などで2社以上の意思表示の同意を得たり、片方の申込みと他社(相手企業)が承諾することで契約が成立することになるのですが、この時にその「当事者同士の意思表示の合意の事実を証明する目的で作成される文書」を「契約書」と呼んでいます。
「契約書」の例文
「契約書」の例文は次のようなものが挙げられます。
・『契約書には仕様書や図面も取り込む』
・『契約書に1万円の収入印紙が必要』
「注文書」と「発注書」と「契約書」の違い
ここで「注文書」「発注書」「契約書」の違いを見てみましょう。
「注文書」と「発注書」基本的に同じ書面として理解していいでしょう。
ただ、企業の中には「注文書」「発注書」を使い分けをルール化しているケースも少なくありません。
形のある商品を注文する時に「注文書で、形のないサースや作業(労務)を依頼する際に「発注書」というような区分けをするような内容です。
しかし、法的には「注文書」「発注書」の両社とも効果は同じなのです。
また、「注文書」「発注書」に対して発注者に「注文請書」を契約の意思表示として発行しています。
「契約書」も「注文書」「発注書」と同じように法的な効果がありますが、「注文書・発注書」は一方による相手方に対しての一方的な意思表示と理解することができます。
これが「契約書」になると、当事者間による相互の意思表示の場合に使われる点が特徴。
言い換えると、「注文書」「発注書」は「発注者が受注者に対して一方的な契約という意思表示をするための書面」となり、「契約書」は「発注者・受注者相互に契約の申込みと承諾をする書面」となるわけです。
まとめ
ここまで「注文書」と「発注書」と「契約書」の意味や違いを説明してきましたが、ビジネスシーンでは必須の書類。
そのため、これらの意味と役割をしっかりと理解しておいてください。
